Desde o início deste ano, as notas fiscais emitidas por empresas brasileiras passaram a incluir campos destinados à CBS e ao IBS, os dois novos tributos criados pela reforma tributária. A mudança já está nos sistemas, mas a adaptação, na prática, ainda não começou para a maioria dos pequenos negócios.

O Brasil tem mais de 12 milhões de micro e pequenas empresas, segundo o Sebrae, e boa parte delas opera com cadastros construídos ao longo de anos, informações registradas de formas diferentes e rotinas que misturam sistemas, planilhas e controles paralelos.

Para Reginaldo Stocco, CEO da vhsys, a discussão sobre a reforma ficou muito concentrada nas alíquotas, mas a adaptação começa muito antes disso. “Os novos tributos exigem informações mais organizadas e consistentes. Se a empresa não conhece bem os próprios dados, a chance de enfrentar dificuldades durante a transição aumenta", afirma.

O ponto de partida é revisar os cadastros. Produtos com descrições genéricas como "mercadoria diversa" ou "serviço prestado" precisam ser detalhados com NCM, CEST e natureza da operação correta. Clientes e fornecedores com CNPJ desatualizado, endereço errado ou regime tributário incorreto também geram inconsistências na emissão. A recomendação é exportar a base completa, identificar registros duplicados ou incompletos e corrigir antes que a cobrança dos novos tributos avance.

O segundo passo é integrar as áreas.

Em muitos pequenos negócios, quem emite nota fiscal não acessa o financeiro, e quem controla o estoque trabalha numa planilha separada. Quando os dados não se conversam, qualquer mudança nas regras fiscais gera retrabalho em cascata. Concentrar emissão de notas, controle de vendas e gestão financeira em um único sistema elimina esse problema e facilita a conferência quando a Receita cruzar informações.

O terceiro passo é reduzir processos manuais. Emitir nota fiscal por nota fiscal, lançar boleto à mão, atualizar cadastro no Excel, cada uma dessas tarefas feitas manualmente é um ponto de falha a mais. Com a reforma, os documentos fiscais passarão a carregar mais informações e qualquer erro pode gerar autuação. Automatizar essas rotinas, mesmo com ferramentas simples, reduz a margem de erro e libera tempo para o empresário acompanhar a transição.

"Muitos ainda enxergam a reforma tributária apenas como uma mudança de imposto. Para as PMEs, ela também representa uma mudança na forma de organizar informações. Aproveitar esse período para estruturar melhor os dados e integrar processos é uma oportunidade de ter uma adaptação mais tranquila e uma gestão mais eficiente nos próximos anos", conclui o especialista.