Para micro, pequenas e médias empresas (MPMEs) , lidar com a inadimplência de clientes é mais do que um incômodo, pois pode comprometer a saúde financeira do negócio. Com margens geralmente apertadas e uma forte dependência do recebimento pontual, atrasos no pagamento afetam o fluxo de caixa, a capacidade de investimento e até a continuidade das operações.

Ao contrário das grandes corporações, que contam com reservas ou departamentos especializados em cobrança, as MPMEs precisam encontrar soluções práticas, acessíveis e juridicamente seguras para evitar prejuízos. E isso não significa judicializar todas as situações adversas, mas sim estruturar a operação desde o início, com prevenção, controle e um roteiro de ação bem definido para quando o pagamento não acontece.

Nesse aspecto, vale listar cinco práticas básicas que aumentam a segurança e eficiência na hora de cobrar:

1. Formalização da venda desde o início

Sempre que possível, é importante utilizar um contrato com cláusulas claras sobre valor, forma de pagamento, juros por atraso, multa e consequências da inadimplência. Complementarmente, a emissão de boletos, notas fiscais ou duplicatas também é válida. Esses documentos permitem uma cobrança mais célere e eficaz, inclusive judicialmente.

2. Solicitação de dados e registros mínimos

Antes de fechar negócio, é essencial coletar informações básicas do cliente (CPF, CNPJ, contrato social) e formalizar a transação por escrito — seja por assinatura, pedido enviado por e-mail ou mensagem. Isso ajuda a comprovar o vínculo e o aceite da negociação.

3. Registro de acordos e renegociações por escrito

Se houver atraso e o cliente quiser renegociar, vale elaborar um termo de confissão de dívida. Com ele, a empresa ganha um instrumento mais direto e seguro para uma eventual cobrança judicial.

4. Negociação com inteligência e segurança jurídica

Ao oferecer parcelamentos ou descontos, é preciso documentar todos os detalhes da transação. No contrato, é possível, inclusive, inserir cláusulas de juros (até 1% ao mês), multa por inadimplemento (até 2%) e a possibilidade de rescisão ou vencimento antecipado em caso de novo atraso. Também vale definir o foro da cobrança e autorizar meios extrajudiciais, como protesto ou cobrança via cartório.

5. Ter um roteiro de cobrança claro

Nos primeiros dias de atraso, uma alternativa interessante pode ser o envio de lembretes amigáveis por mensagem ou e-mail. Se não houver retorno, a formalização da cobrança por escrito (preferencialmente com aviso de recebimento) também é importante. Após 15 dias, a dívida pode vir a ser protestada em cartório — procedimento gratuito para o credor. Persistindo a inadimplência, negativar o nome do devedor (com aviso prévio) e, em último caso, ajuizar uma ação são medidas viáveis.

Nem todo atraso exige ação judicial. Mas, se a dívida for relevante e houver recusa persistente em pagar, pode valer à pena buscar apoio jurídico. Com a documentação correta (contratos, comprovantes, comunicações), é possível acelerar o processo e até solicitar medidas como bloqueio de valores ou penhora de bens.

Prevenir a inadimplência e recuperar valores em atraso não exige medidas complexas, mas sim preparo da pessoa jurídica. A adoção de práticas simples, como formalização, registros adequados e um bom fluxo de cobrança, protege a empresa e fortalece sua posição frente ao cliente.

Com profissionalismo e organização, pequenas empresas podem cobrar como as grandes — com agilidade, segurança e resultados.

*João Victor Junqueira Aranha é especialista em Direito Processual Civil do escritório Finocchio & Ustra, Sociedade de Advogados.

*Maria Luísa Aguiar Oliveira é especialista da área contenciosa cível do escritório Finocchio & Ustra Sociedade de Advogados. Atua, principalmente, em litígios envolvendo recuperação de crédito, judicial e extrajudicial.

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